La tua attività di ristorazione, come qualunque attività di impresa, ti porrà tutti i giorni davanti ad una miriade di impegni da assolvere, di questioni da gestire, di obblighi cui far fronte. 

Probabilmente ci saranno momenti in cui ti sentirai sommerso e sopraffatto da tutto ciò; diventa allora essenziale riuscire a distinguere tra cosa è “urgente” e cosa “importante” per dare il giusto risalto a quelle operazioni da reputare prioritarie rispetto ad altre.

Come si fa però, ad operare effettivamente questa distinzione? Ecco che ci viene in aiuto la matrice Eisenhower che, grazie ad un’accurata definizione delle priorità, ci consente di rendere più produttive le giornate lavorative e, sul lungo periodo, di definire un piano ottimale di crescita aziendale.

Programmare resta quindi la parola d’ordine per il controllo della propria attività e per la sua gestione ottimale. E programmare significa proprio saper distinguere tra ciò che è urgente e ciò che è importante, le due variabili dalle quali dipendono la gestione e la qualità del nostro tempo produttivo. A seconda dell’interazione tra questi due concetti, come dimostrato nella matrice di Eisenhower, ogni situazione cambia.

Questa semplice schematizzazione viene fatta risalire all’espressione di un concetto attribuito a Dwight Eisenhower, generale durante la seconda guerra mondiale e 34° presidente degli Stati Uniti dal 1953 al 1961, che spesso ripeteva che “la cosa importante è raramente urgente e la cosa urgente è raramente importante”.

Se una situazione viene reputata “sia urgente che importante“, in maniera molto evidente, a questa va data priorità assoluta, affrontata nell’immediato con attenzione e precisione.

Nella categoria del “non urgente ma importante“, si collocano, invece, tutte quelle attività che producono effetti nel medio e lungo periodo (es. la riorganizzazione aziendale, la pianificazione, le formazione del personale, ecc.): tutte attività fondamentali per qualunque attività di impresa, ma da valutare nei giusti tempi.

C’è poi il caso del “urgente, ma non importante” in cui ricadono tutte quelle attività che sembrano richiedere poco tempo per essere portate a termine e che, per questo motivo, ci portano a percepirle come prioritarie, anche se urgenti non sono.

Semplici da collocare sono poi quelle attività classificate come “non urgenti e non importanti” che finiscono in fondo alla lista e che, spesso, tendiamo a delegare ad altri. Il più delle volte in questa categoria finiscono attività che, in un meccanismo di procrastinazione, si protraggono nel tempo finendo per intasare le attività quotidiane. Occorre quindi, ad un certo punto, saper fare il punto della situazione ed individuare quelle che vanno definitivamente cestinate.

Ciò che è indispensabile è imparare a programmare il tempo perché è il rimandare che porta, a lungo andare, alla creazione di troppe urgenze.

“Il fatto che si ragioni su un concetto di urgenza, ci porta a tralasciare ciò che è importante, ovvero ciò che potrebbe permetterci di mettere in atto una reale crescita aziendale, il che aiuterebbe a migliorare le nostre condizioni e quelle dei nostri collaboratori.”

Per imparare a programmare il tempo ci viene in aiuto il diagramma di Gantt messo a punto dall’ingegnere meccanico statunitense Henry Gantt e utilizzato per gestire in maniera ottimale le scadenze dei progetti o anche per la semplice organizzazione dell’attività lavorativa all’interno di piccole realtà aziendali.

Tra le tante, il diagramma di Gantt ha una funzione fondamentale, obbligare ad imporsi delle scadenze. Quando infatti, si fissa un termine perentorio le cose importanti ad un certo punto diventano anche urgenti. Spesso è proprio la mancanza di organizzazione ad aumentare le urgenze e a distrarci dalle attività importanti.

Dare il giusto peso ad ogni attività da svolgere, ponderare le priorità, programmare in maniera diligente per non lasciarsi sopraffare e non perdere il controllo.